Ведення корпоративної документації (minutes, resolutions, registers)

Ведення корпоративної документації (minutes, resolutions, registers)

Належне ведення корпоративної документації є обов’язковою умовою для будь-якої компанії, зареєстрованої у Великобританії. Такі документи не лише підтверджують фактичні рішення органів управління бізнесом, а й захищають власників від претензій, штрафів і спрощують проходження аудиту. Юридичний супровід при веденні корпоративної документації у Великобританії допомагає дотримуватися вимог Companies Act 2006, зберігати прозорість у відносинах із партнерами та органами контролю. Правильно організоване ведення minutes, resolutions та registers є важливою частиною корпоративного управління та репутації компанії, особливо при залученні інвесторів чи плануванні продажу бізнесу.

Які документи входять до корпоративної документації компанії у Великобританії?

Корпоративна документація у Великобританії включає кілька обов’язкових елементів, що мають регулярно оновлюватися та зберігатися: 

• Minutes of meetings (протоколи зборів). Фіксують рішення, ухвалені директорами або акціонерами на загальних зборах, у тому числі призначення директорів, затвердження фінансових звітів, виплату дивідендів.
• Written resolutions (письмові рішення). Використовуються як альтернатива протоколам для швидкого формального затвердження окремих рішень без скликання зборів.
• Registers (реєстри учасників, директорів, секретарів, значних контролерів). Це спеціальні журнали, які фіксують зміни у складі власників, керівництва та осіб, що контролюють компанію (PSC).
• Документи щодо акцій. Наприклад, сертифікати акцій, рішення про їх випуск чи викуп, а також журнали акцій (register of transfers). 

Відсутність або неправильне ведення цих документів може призвести до фінансових санкцій та ускладнити перевірку компанії банками чи аудиторами.

Етапи послуги з ведення minutes, resolutions та registers для компанії 

Оформлення minutes і resolutions складається з кількох важливих кроків, що дозволяють тримати корпоративну документацію в ідеальному стані: 

1. Аналіз корпоративної структури та наявних документів. Перевіряється, чи коректно сформовані протоколи та реєстри, чи всі зміни були своєчасно зафіксовані.
2. Регулярне складання та оновлення minutes і resolutions. Підготовка протоколів зборів директорів та акціонерів, письмові резолюції для оперативного прийняття рішень.
3. Ведення реєстрів та підготовка звітності. Оновлення даних про акціонерів, PSC, директорів і дотримання норм стандартів у разі можливих перевірок. 

Завдяки цьому компанія зможе безперешкодно проходити аудити, подавати щорічні confirmation statements та підтверджувати свою корпоративну історію перед банками чи потенційними партнерами.

Особливості ведення реєстрів учасників та директорів компанії у Великобританії

Реєстр учасників та директорів компанії має суворо відповідати вимогам закону. Зокрема, у реєстрі акціонерів повинні відображатися всі зміни щодо власників акцій: покупки, продажі, передавання, а також дата таких змін. Реєстр директорів має містити актуальні дані про кожного керівника, включно з адресою для службової кореспонденції та датою призначення. Окремо ведеться реєстр PSC (People with Significant Control) - осіб, які мають фактичний контроль над компанією.
Ці документи не просто «для компанії» - у разі запиту їх потрібно надати компаніям-контрагентам, банкам або під час due diligence. Тому важливо, щоб вони були постійно оновлені та оформлені у форматі, що прийнятий у Великобританії.

Як ми допомагаємо з веденням корпоративної документації?

Consultant пропонує комплексний супровід, який включає регулярне складання протоколів та письмових рішень, ведення реєстрів учасників, директорів і PSC, а також підготовку необхідної супровідної звітності для Companies House. Юрист аналізує вашу корпоративну модель, попереджає про обов’язкові формальності та допомагає своєчасно вносити зміни у minutes чи registers. Завдяки цьому можна уникнути штрафів, затримок при відкритті рахунків або перевірках, а бізнес виглядатиме привабливо та прозоро для інвесторів і партнерів.

Переваги ведення корпоративної документації з Consultant

Регулярний аудит і нагадування про строки: Ми контролюємо календар звітності, тож компанія завжди буде в актуальному статусі без ризику прострочень.

Юридична точність і відповідність Companies Act 2006: Усі minutes, resolutions та registers оформлюються у форматі, що відповідає британським стандартам, що важливо при аудиті чи перевірках.

Економія часу та зусиль для власників: Ви займаєтесь розвитком бізнесу, а корпоративними формальностями займаються фахівці, гарантуючи повну законність і коректність.

Поширені питання щодо введення корпоративної документації у Британії