Дата публікації: 30.06.2025
Моя спеціалізація: Складання юридичних документів, договірне право, трудове право, дотримання бізнес-норм, імміграційна підтримка та транскордонне консультування.
Вступ
Цей кейс стосується комплексної правової перевірки політик і процедур середньої компанії у Великій Британії, яка працює у сфері B2B-послуг та має понад 80 співробітників та підрядників. Керівництво компанії звернулося до мене з проханням провести повний юридичний аудит внутрішньої документації з метою зменшення ризиків, пов’язаних з трудовим законодавством, та забезпечення відповідності сучасним вимогам у сфері HR-комплаєнсу та Data Protection (GDPR).
Суть завдання
Компанія мала намір оновити свої політики щодо працівників та підрядників у зв’язку з:
- внутрішнім ростом (збільшенням кількості персоналу та виконавців),
- потребою стандартизувати процедури роботи з персоналом,
- планами масштабування (включаючи відкриття нових офісів в інших регіонах),
- ризиком неузгодженості в діючих політиках, розроблених у різний час і різними менеджерами.
Ключовим завданням було перевірити, узгодити та вдосконалити всю документацію, що регламентує трудові відносини, роботу з підрядниками, процедури скарг, дисциплінарні процеси та правила поведінки на робочому місці.
Виклики
Юридичний аудит включав низку складних питань:
- Політики були застарілими, не враховували останні зміни у законодавстві Великої Британії (включно з Employment Relations Acts, Equality Act, Worker Status Guidelines HMRC).
- У довіднику працівника (Employee Handbook) містилися суперечливі або нечітко сформульовані положення щодо умов праці, надурочних годин, звільнень та відпусток.
- Класифікація персоналу була неоднозначною — деякі підрядники виконували функції, подібні до штатних працівників, що створювало ризики перекваліфікації від HMRC або Employment Tribunal.
- Політика конфіденційності та обробки персональних даних не відповідала положенням GDPR, особливо у випадках передачі даних третім особам або зберігання записів скарг.
- Не було формалізованої процедури розгляду скарг (Grievance Procedure) — все вирішувалося в ручному режимі через менеджерів, що не відповідало найкращим практикам.
Стратегія та реалізація
Я запропонував та реалізував наступні етапи:
Первинна юридична оцінка
Провів аналіз існуючих політик та контрактів. Порівняв їх із чинним трудовим законодавством, включаючи рекомендації ACAS та кейс-право Employment Tribunals.
Підготовка звіту з ризиками
Визначив критичні зони (наприклад, положення щодо дисциплінарних заходів, відпусток, медичних довідок) і надав перелік правок із юридичними обґрунтуваннями.
Оновлення Employee Handbook
Повністю переписав довідник працівника, адаптований до типу бізнесу. Уключив:
- Політику рівності та запобігання дискримінації
- Врегулювання питань гнучкого графіку
- Політику віддаленої роботи
- Процедури захисту доброчесності працівників
Класифікація підрядників та трудових відносин
Проаналізував, чи дійсно залучені виконавці відповідають критеріям self-employed contractors, чи існує ризик перекласифікації (враховуючи критерії контролю, залежності, зобов’язань тощо).
Підготував шаблони контрактів із незалежними підрядниками, що чітко виключають ризики employment status.
Впровадження GDPR-захищених процедур
Сформулював політику щодо зберігання даних працівників та підрядників, враховуючи нові вимоги щодо Data Retention, Subject Access Requests, Data Sharing.
Створення внутрішньої процедури скарг
Підготував чітку Grievance & Disciplinary Policy, включаючи обов’язкові кроки, строки, відповідальних осіб та обмеження відповідальності.
Результат
- Оновлено повний комплект корпоративної документації, включаючи Employee Handbook, Contracts of Employment, Contractor Agreements, Data Policy.
- Знижено юридичні ризики пов’язані з Employment Tribunal claims та перевірками від HMRC.
- Проведено тренінг для HR-команди щодо впровадження нових політик і роз’яснено ключові зміни.
- Компанія отримала готову систему для масштабування, яка дозволяє швидко адаптувати політики до змін або нових філій.
- Забезпечено відповідність внутрішніх процесів рекомендаціям ACAS і сучасним вимогам UK employment law.
Цей кейс ілюструє, що юридичний аудит внутрішніх політик — це не просто формальність, а інструмент управління ризиками, який дозволяє бізнесу діяти впевнено, безпечно та законно.
Оновлені політики не лише зменшили ризики для клієнта, а й стали частиною бренду роботодавця — прозорість, захищеність, відповідальність.
Для будь-якої компанії, що прагне сталого росту у Великій Британії, правильне оформлення відносин із персоналом та підрядниками — критично важливе. Цей проєкт довів, що правова грамотність = стабільність бізнесу.
